Avec l’émergence des nouvelles technologies des dernières années, l’univers comptable est en pleine transition. Ainsi, l’impression de papier n’est plus autant nécessaire qu’à l’époque et pourrait être pratiquement éliminée au sein de votre entité.
À cet effet, est-ce que vous avez déjà pensé à implanter le modèle « sans papier » au sein de votre entité? Ce modèle consiste à limiter au maximum l’impression de papier et de conserver la plupart de vos documents et pièces justificatives en format électronique.
Voici quelques conseils afin de vous assurer que la transition vers l’implantation d’un modèle « sans papier » se fasse sans trop de tracas et que vos contrôles internes vous permettent encore de déceler les erreurs et réduire les risques de fraudes au sein de votre entité.
Planification
Le succès du virage « sans papier » dépend d’une bonne planification, de l’implication des usagers de tous les départements de l’entité qui apporteront des idées et surtout d’une mise en place graduelle.
Sécurité informatique
La sécurité informatique n’est pas un aspect à négliger afin de limiter le risque d’intrusion et de perte de données. Pensons au pare-feu, à l’antivirus qui doit toujours être mis à jour et aux mots de passe. À l’heure actuelle, une bonne pratique est d’utiliser une phrase de passe, qui consiste à sélectionner plusieurs mots n’ayant aucun lien entre eux.
Par ailleurs, travailler sans papier signifie également être complètement dépendants aux technologies. Par conséquent, mettre en place un bon plan de relève devient crucial et il requiert de le tester périodiquement pour vous assurer de ne pas ralentir les activités advenant un problème. Des copies de sauvegarde doivent être faites fréquemment et conservées dans un endroit sécuritaire, à l’extérieur des murs de l’entreprise ou dans l’infonuagique.
Si des rapports sont sauvegardés sur le réseau, il est important de s’assurer que ceux qui y ont accès y sont autorisés afin de préserver la confidentialité des données.
Outils informatiques
Faire le virage sans papier nécessite une mise à jour au niveau de vos équipements informatiques, notamment en s’équipant de plusieurs écrans, d’un bon numériseur et d’un logiciel PDF qui permettra de renommer, assembler et modifier certains documents.
Archivage
Il est important de développer un système de classement de vos données sur votre réseau et d’utiliser une nomenclature uniforme de vos documents afin de rendre plus efficace la recherche de documents.
Processus d’approbation
Le travail sans papier signifie que les approbations écrites deviennent informatiques.
Prenons en exemple un processus d’achat standard. La personne autorisée approuve le bon de commande électroniquement. Lors de la réception de la marchandise, les quantités reçues sont conciliées avec la commande et une liste des écarts est générée par le système et suivie régulièrement. Lors de l’enregistrement de la facture, s’il y a des écarts significatifs, elle ne peut pas être approuvée et doit revenir au responsable de son département pour fins d’approbation.
Certains logiciels permettent de joindre la facture directement au système comptable. Pour vous assurer qu’aucune modification ne soit faite sur le document d’origine, vous pouvez utiliser une version de PDF qui permet de barrer le document. Pour éviter d’avoir à numériser les factures, demandez à vos fournisseurs de les envoyer par courriel. Selon la Loi sur l’administration fiscale, le gouvernement accepte les documents électroniques que s’il est possible de conserver la donnée originale et de consulter les modifications qui y ont été apportées. Les documents électroniques doivent aussi être conservés pendant toute la période de conservation requise.
L’approbation électronique doit être verrouillée, c’est-à-dire qu’aucune autre personne que celle responsable ne doit être en mesure de la faire.
De plus, les paiements aux fournisseurs sont de plus en plus faits via virements électroniques plutôt que par chèques. Vous êtes-vous assuré qu’un signataire autorisé autre que le préparateur les approuve en ligne avant que ceux-ci soient compensés à l’état de banque? Si ce n’est pas le cas, il serait important de communiquer avec votre institution financière pour implanter ce contrôle.
Traitement des données
Plusieurs logiciels comptables offrent la possibilité d’importer directement les données des relevés bancaires ou des cartes de crédit. Afin d’éviter tout risque d’erreurs dans la comptabilisation de vos transactions comptables, il est essentiel de bien configurer ces différents types d’opérations, notamment au niveau des taxes à la consommation et de la codification des postes comptables.
Formation
Un tel projet ne peut connaitre un succès sans informer et communiquer les nouveaux processus et l’avancement du projet auprès de vos employés.
Pour conclure, pour effectuer une bonne transition et éviter de grandes difficultés lors de son implantation, assurez-vous d’être bien accompagné, de la faire dans des moments moins occupés, mais surtout de bien la planifier. Prenez aussi le temps de bien analyser vos processus afin de déterminer si vos contrôles internes sont suffisants. Cela pourrait être plus payant que d’attendre de constater que des erreurs ou des fraudes aient été commises. Enfin, la formation et la rigueur sont de mises.
N’hésitez pas à communiquer avec vos experts de chez Amyot Gélinas pour toute assistance concernant l’impact du « sans papier » sur vos différents processus de contrôle interne.
Voici également quelques liens utiles qui recommandent de bonnes pratiques :
https://cpaquebec.ca/-/media/docs/membres-cpa/reglementation-profession/profession-ere-numerique/guide-cpa-des-bonnes-pratiques-ti_fr.pdf
https://ici.radio-canada.ca/nouvelle/1049690/mot-de-passe-cybersecurite-securite-informatique-conseils
Élyse Langevin, CPA Auditrice
Auditrice
elangevin@amyotgelinas.com