Le contexte sanitaire de COVID-19 a modifié substantiellement l’organisation du travail pour une majorité d’entreprises et leurs membres. De nombreux employés ont été ou sont contraints de livrer leur prestation de travail, à partir de leur domicile, en mode « télétravail ».

Les employeurs ont également fourni en 2020, ou fourniront en 2021, certains avantages ou remboursements pour s’assurer que leurs employés travaillent dans des conditions sécuritaires et optimales.

Cette nouvelle réalité a des incidences fiscales et impactera la période de préparation des impôts tant pour l’employé que pour l’employeur, ainsi que la gestion des ressources humaines.

Le télétravail, ce que cela implique fiscalement pour l’employé

Les employés ayant travaillé de leur domicile, plus de la moitié du temps, durant au moins quatre semaines consécutives en 2020 (du fait de la pandémie) pourront demander une déduction au titre des frais de bureau à domicile dans leur déclaration de revenus 2020.

Chaque employé admissible pourra choisir entre la méthode détaillée ou la méthode à taux fixe pour calculer la déduction à laquelle il aura droit.

Pour la méthode détaillée, l’employé devra demander à l’employeur de lui fournir le formulaire T2200 standard ou la version simplifiée (T2200S) pour la portion fédérale, ainsi que le formulaire TP64.3 pour l’équivalent au provincial. Dans le cas de la méthode détaillée, l’employé devra calculer ses dépenses en fonction de l’espace de son domicile utilisé dans le cadre de son travail et préciser l’ensemble de ses dépenses en conservant soigneusement ses pièces justificatives. Les dépenses admissibles doivent être directement liées au travail (papeterie, cartouche d’encre) et inclure les frais liés au domicile (Internet, appels interurbains, électricité, chauffage, réparations mineures, loyer), le tout en pourcentage de la superficie du bureau versus la superficie totale du domicile.

Pour la méthode à taux fixe temporaire, l’employeur n’aura pas à remplir de formulaire et l’employé n’aura pas besoin de fournir une justification. Il pourra réclamer un montant de deux (2) dollars pour chaque jour où il a dû travailler à partir de son domicile, jusqu’à un maximum de 400 $, soit 200 jours. Il doit, là également, avoir travaillé de son domicile durant au moins quatre semaines consécutives, mais il peut y ajouter les journées sporadiques subséquentes si cela a été le cas.

Les implications fiscales pour l’employeur

L’employeur devra fournir aux employés qui le demandent, les formulaires T2200 ou T2200S et TP64.3 avant le 28 février 2021. Il pourrait être bénéfique pour l’employeur d’automatiser la production de ces formulaires pour l’ensemble des employés, évitant ainsi de devoir répondre au compte-goutte aux demandes de ceux-ci.

L’Agence de revenu du Canada a mis en place de nouvelles exigences dans le cadre de la production des T4 afin de valider les paiements de la Subvention salariale d’urgence du Canada (SSUC), de la Prestation canadienne d’urgence (PCU) et de la Prestation canadienne d’urgence pour les étudiants (PCUE). Pour l’année d’imposition 2020, en plus de déclarer le revenu d’emploi à la case 14 ou au moyen du code 71, l’employeur devra utiliser de nouveaux codes pour déclarer les revenus d’emploi et les paiements rétroactifs fractionnés par période durant l’année plutôt que pour l’année dans sa totalité.

Dans le contexte de télétravail, Revenu Québec accorde de son côté un montant pouvant aller jusqu’à 500 $ que l’employeur peut rembourser à son employé pour compenser le coût d’acquisition d’équipement informatique et/ou d’équipement de bureau (ordinateur, écran additionnel, imprimante, chaise de travail, etc.) sur présentation d’une pièce justificative. Ce montant n’est pas un avantage imposable. L’Agence du revenu du Canada applique cette même disposition, mais uniquement pour l’achat d’équipement informatique. Lors de la conférence nationale de la Fondation canadienne de fiscalité du 27 octobre dernier, un fonctionnaire de l’ARC a indiqué que l’ARC avait l’intention d’élargir cette mesure à l’achat d’équipement de bureau (mobilier). Nous ferons un suivi sur cette particularité.

Que l’on soit en période de pandémie ou non, il est important de noter qu’une allocation fixe sans pièce justificative à l’appui est normalement imposable et doit être incluse dans le revenu de l’employé.

Le télétravail et les ressources humaines – Ergonomie, santé et sécurité des employés

Dans le cadre du télétravail, il est important que l’employeur prenne le soin de documenter et baliser le télétravail notamment par le biais d’une Politique de télétravail, afin d’assurer une saine gestion des ressources humaines à distance.

Une telle politique doit inclure les enjeux de santé et de sécurité au travail, notamment l’aménagement des lieux de travail et l’ergonomie. Le bureau chez l’employé doit d’ailleurs répondre aux mêmes normes de santé et sécurité que son poste de travail usuel dans l’entreprise. Au besoin, l’employeur peut rembourser des équipements spécifiques pour l’aménagement de son poste de travail, comme indiqué au point précédent.

Il est également important de définir les exigences de l’employeur envers l’employé dans le cadre du télétravail, que ce soit la disponibilité requise de la part de l’employé ou les objectifs professionnels à atteindre bien qu’à distance.

Dans le contexte, la santé mentale des employés qui travaillent à distance peut devenir un enjeu, surtout dans le cas d’un second confinement. Il est primordial de la part de l’employeur de conserver un contact de qualité avec ses employés. Loin des yeux ne doit pas être synonyme de loin du cœur!

En cas de doute quant à la santé d’un employé, il y aura lieu de l’aiguiller rapidement vers des ressources adéquates. Les PAE, plans d’aide aux employés, peuvent être un choix judicieux et leurs coordonnées devraient être rappelées aux employés dans le cadre de la politique de télétravail.

Nos équipes sont disponibles pour vous

Le télétravail ne semble pas sur le point de disparaitre, bien au contraire, même si la vaccination a débuté au Québec.

Amyot Gélinas et ses équipes restent disponibles pour vous aider à gérer cette réalité partielle ou à temps plein au sein de votre organisation. Nos conseillers en fiscalité et notre équipe de capital humain sont là pour vous accompagner dans chacun de vos défis.

Vous pouvez notamment adresser vos questionnements à l’un des membres de notre équipe fiscalité ou auprès de notre département de Capital humain.

Pour en savoir plus, nous vous invitons à poursuivre votre lecture, notamment sur les sites de l’Ordre des comptables agréés, de l’Agence de revenu du Canada ou de Revenu Québec.