En tant que propriétaire d’entreprise, vous connaissez vos obligations légales. Vous produisez une déclaration de revenus une fois par année. Votre déclaration de taxes est réalisée selon la fréquence requise (au mois, trimestriellement ou annuellement). Vous procédez également aux remises gouvernementales, respectez les normes du travail, etc.

L’information financière du propriétaire d’entreprise

Parmi ces éléments, la déclaration de revenus, qui coïncide avec la fin d’année financière, vous permet de prendre connaissance de vos états financiers. Ils sont produits par vos Comptables professionnels agréés (CPA), que ce soit lors d’une mission de compilation, d’une mission d’examen ou d’un audit.

C’est l’occasion pour vous de mesurer la croissance de votre chiffre d’affaires, de vous assurer de la stabilité de vos marges de profits, de calculer le poids de vos frais fixes de vente et d’administration… En résumé, vous pouvez confirmer si votre entreprise est rentable !

Bien entendu, pour la plupart des entrepreneurs, ces informations ne sont pas une surprise puisqu’ils suivent attentivement les résultats financiers de leur entreprise toute l’année à l’aide des états financiers internes. Pour d’autres, qui constatent la variation de leur marge de profit une fois par année, il est important de revoir la façon dont se fait le suivi de l’information financière.

Découvrez les avantages du suivi de l’information financière grâce aux états financiers internes et également les possibilités qu’offre le tableau de bord.

La méthode du « compte de banque »

J’ai trop souvent entendu des dirigeants d’entreprises dire que puisque le compte de banque est plein, alors tout va bien. La méthode du « compte de banque » n’est cependant pas adéquate, elle est même dangereuse !

Vous pourriez être à perte pendant un grand laps de temps avant de vous rendre compte que votre marge de profit a diminué. Il serait alors trop tard et les mesures correctives que vous prendriez mettraient plus de temps avant de se faire sentir. Les mesures devraient possiblement être plus drastiques. Votre fonds de roulement s’en trouverait détérioré et il se pourrait que vous deviez réinjecter des liquidités supplémentaires afin de poursuivre les opérations.

Les états financiers internes

À l’inverse, un solide département de comptabilité vous permet d’obtenir vos états financiers chaque mois. Grâce à l’information contenue, vous êtes en mesure de constater, par exemple, la moindre variation de la marge brute et de l’expliquer. Si des mesures correctives doivent être mises en place, vous pourrez mettre en application celles-ci très rapidement, ce qui vous évitera de voir votre marge brute s’effriter pendant des mois, avant même que vous ne le remarquiez.

Attention, il est vrai que vous pouvez obtenir des états financiers chaque mois, mais si l’information qu’ils contiennent n’est pas bonne, alors ils ne servent à rien, ou pire, ils pourraient vous induire en erreur. Il faut s’assurer de la qualité de l’information détenue dans ceux-ci.

Obtenir rapidement une information financière de qualité demande des efforts et des investissements, à commencer par un système comptable adapté à votre entreprise et des employés ayant la formation requise, notamment un contrôleur. Il n’est pas nécessaire que votre contrôleur ait un titre de CPA, mais une bonne expérience au niveau des tâches qui lui sont demandées contribuera grandement à son efficacité. Vous pourriez aussi choisir l’impartition de la tenue de livres vers une firme spécialisée ; cela requiert la collaboration de la direction de l’entreprise qui doit alors fournir les documents et réponses nécessaires à l’intérieur d’un délai raisonnable. La base de l’information financière, c’est justement l’accès à l’information !

Dans tous les cas, l’investissement en vaudra la peine, car cela permettra à votre entreprise d’être plus réactive et de s’ajuster rapidement au marché. Cela contribuera éventuellement à optimiser votre cash-flow, soit en améliorant les marges, soit au niveau de la conformité (moins de pénalités et d’intérêts).

Le tableau de bord

Une fois l’information financière fiable et accessible, comment fait-on pour analyser et synthétiser les informations les plus importantes afin d’aider la prise de décisions ? Vous voilà rendu à l’étape du tableau de bord !

Vous pourriez vouloir comprendre une grande quantité d’information, mais ce n’est pas toujours évident en regardant uniquement la colonne de chiffres de l’état des résultats. C’est pourquoi le tableau de bord, lorsqu’il est bien configuré, permet de simplifier grandement l’analyse des données grâce à des tableaux et graphiques visuellement faciles à comprendre. Vos conclusions n’en sont que plus claires.

L’information qu’il contient provient directement du système comptable. Elle est normalement exportée en Excel afin de construire les tableaux qui permettront de suivre les informations qu’on désire connaître (marge brute, ventes, écart par rapport au budget, frais fixes, etc.). Les données sur les ventes, les achats, les clients, les fournisseurs peuvent aussi être utilisées afin de créer des tableaux qui rendront l’analyse des résultats financiers et opérationnels rapide et facile à comprendre.

Avec cet outil, il est même possible de suivre les écarts entre les résultats réels et le budget initial. Certains logiciels comptables permettent de configurer le tableau de bord à même le logiciel, sans procéder à l’exportation de données. Il faut alors avoir une excellente connaissance du logiciel afin de procéder à la programmation selon l’information souhaitée. Les fabricants offrent par ailleurs un soutien technique, il ne faut pas hésiter à l’utiliser.

Pour conclure

Vous comprendrez que l’objectif premier de l’information financière et du tableau de bord est d’aider les dirigeants dans la prise de décisions.

L’accès à une information de qualité, au moment opportun, et non seulement en fin d’année, est la clé du succès. Vous avez ainsi en votre possession tous les éléments vous permettant de prendre des décisions éclairées et ainsi assurer la prospérité de votre entreprise. Finie la méthode abstraite du « compte de banque » !

Un article de Gustave Legault-Brousseau, CPA Directeur – Services conseils