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Services conseils – L’information financière : êtes-vous en mesure de faire parler les chiffres ?

En tant que propriétaire d’entreprise, vous connaissez vos obligations légales : produire une déclaration de revenus une fois par année, produire une déclaration de taxes selon la fréquence requise (au mois, trimestriellement ou annuellement), de procéder aux remises gouvernementales, de respecter les normes du travail, etc.

Parmi ces éléments, la déclaration de revenus, qui coïncide avec la fin d’année financière, vous permet de prendre connaissance de vos états financiers, qui sont produits par vos Comptables professionnels agréés (CPA), que ce soit une mission de compilation, une mission d’examen ou un audit. C’est l’occasion pour vous de mesurer la croissance de votre chiffre d’affaires, de s’assurer de la stabilité de vos marges de profits, de calculer le poids de vos frais fixes de vente et d’administration et de savoir si votre entreprise a été rentable!

Bien entendu, pour la plupart d’entre vous, ces informations ne représenteront pas une surprise puisque vous aurez suivi attentivement les résultats financiers de votre entreprise tout au long de l’année grâce aux états financiers internes. Pour les autres, qui constate la variation de leur marge de profit une fois par année, je crois qu’il est grand temps de revoir la façon dont se fait le suivi de l’information financière.

Dans le texte qui suit, je vous expliquerai la pertinence du suivi de l’information financières grâce aux états financiers internes et des possibilités qu’offre le tableau de bord.

Les états financiers internes

J’ai trop souvent entendu des dirigeants d’entreprises dire que puisque le compte de banque est plein, alors tout va bien. La méthode du « compte de banque » n’est pas de tout adéquate, elle est même dangereuse! Vous pourriez même être carrément à perte pendant un certain temps avant de vous rendre compte que votre marge de profit a diminué. Il sera alors beaucoup trop tard et les mesures correctives que vous prendrez mettront encore plus de temps avant de se faire sentir et celles-ci devront possiblement être plus drastiques. Votre fonds de roulement s’en trouvera détérioré et il se pourrait que vous deviez réinjecter des liquidités supplémentaires afin de poursuivre les opérations.
À l’inverse, un solide département de comptabilité vous permettra d’obtenir vos états financiers à tous les mois et grâce à l’information que ceux-ci contiennent, vous serez en mesure de savoir, par exemple, la moindre variation de la marge brute et de l’expliquer. Si des mesures correctives doivent être mise en place, vous pourrez mettre en application celles-ci très rapidement, ce qui vous évitera de voir votre marge brute continuer de s’effriter pendant des mois avant même que vous le remarquiez. Attention, vous pouvez obtenir des états financiers à tous les mois, mais si l’information qu’ils contiennent n’est pas bonne, alors ils ne servent à rien, ou pire, ils pourraient vous induire en erreur. Il faut s’assurer de la qualité de l’information.
Bien entendu, obtenir rapidement une information financière de qualité demande des efforts et des investissements. À commencer par un système comptable adapté à votre entreprise et des employés ayant la formation requise, notamment un contrôleur. Il n’est pas nécessaire que le contrôleur ait un titre CPA, mais une bonne expérience au niveau des tâches qui lui sont demandés contribuera grandement à son efficacité. Vous pourriez aussi choisir d’impartir la tenue de livre à une firme spécialisée, mais cela requiert également la collaboration de la direction de l’entreprise qui doit fournir les documents et réponses nécessaires à l’intérieur d’un délai raisonnable. La base de l’information financière, c’est justement l’accès à l’information!
Dans tous les cas, l’investissement en voudra la peine car cela permettra à votre entreprise d’être plus réactive et de s’ajuster rapidement selon le marché. Ce qui, éventuellement, contribuera grandement à optimiser votre cash-flow, soit en améliorant les marges, soit au niveau de la conformité (moins de pénalités et intérêts).

Le tableau de bord

Une fois que l’information financière est fiable et accessible rapidement, comment fait-on pour l’analyser et synthétiser les informations les plus importantes afin d’aider la prise de décisions? C’est bien simple, vous êtes rendu à l’étape du tableau de bord!
Vous pourriez vouloir savoir une tonne d’information, mais ce n’est pas toujours évident en regardant la colonne de chiffres de l’état des résultats. C’est pourquoi le tableau de bord, s’il est bien configuré, permet de simplifier grandement l’analyse des données en montrant des tableaux et des graphiques qui sont visuellement faciles à comprendre et dont les conclusions sont claires.

L’information qu’il contient provient directement du système comptable, qu’on exporte normalement en Excel afin de construire les tableaux qui permettront de suivre les informations qu’on désire connaitre (marge brute, ventes, écart par rapport au budget, frais fixes, etc.) Les données sur les ventes, les achats, les clients, les fournisseurs et plusieurs autres peuvent être utilisés afin de créer des tableaux qui rendront l’analyse des résultats financiers et opérationnels très rapide et facilement comprenable. Il est même possible de suivre les écarts entre les résultats réels et le budget. Certains logiciels comptables permettent de configurer un tableau de bord à même le logiciel, sans procéder par l’exportation des données. Il faut alors avoir une très bonne connaissance du logiciel afin de procéder à la programmation selon l’information dont nous voulons disposer. Les fabricants offrent souvent un soutien technique, il ne faut pas hésiter à l’utiliser.

Vous comprendrez que l’objectif premier de l’information financière et du tableau de bord est d’aider les dirigeants dans la prise de décisions. L’accès à une information de qualité et au moment opportun, pas seulement en fin d’année, est la clé du succès, car ces derniers auront alors en leur possession tous les éléments leur permettant de prendre des décisions éclairées et ainsi assurer la prospérité de l’entreprise.

N’hésitez pas à nous contacter pour des informations supplémentaires : info@amyotgelinas.com ou 1 877 326 3400.

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