Dans le cadre de nos mandats de certification, nous avons constaté dans la dernière année, une hausse importante des banques d’heures de vacances accumulées non utilisées. Cette hausse s’explique en partie par l’enjeu de pénurie de main-d’œuvre qui se fait sentir dans plusieurs domaines. En raison du manque de personnel, il peut être plus difficile pour certains employés de s’absenter du travail afin de prendre les vacances auxquelles ils ont droit.

Nous aimerions cependant rappeler l’importance d’octroyer des vacances à vos employés (risques psychosociaux notamment). Il est primordial également et de vous assurer de faire le suivi de ces dernières pour ne pas vous retrouver avec des montants importants à verser dans le cadre d’une cessation d’emploi par exemple.

Modalités de cumul des vacances (LNT)

La Loi sur les Normes du Travail (LNT) prévoit que (excluant pour les milieux syndiqués où une convention collective prévaut) les employés doivent prendre leurs vacances dans les 12 mois suivant la période de référence pendant laquelle elles s’accumulent. La période de référence correspond à l’année pendant laquelle le salarié accumule un nombre de congés correspondant à son droit au congé annuel.

Certaines exceptions peuvent s’appliquer (ex. : absence pour maladie, violence conjugale, acte criminel, etc.) et justifier un report de vacances à l’année suivante ou le versement d’une indemnité de vacances si l’employeur refuse le report des vacances.

L’un des objectifs premiers de la LNT est de protéger l’employé en s’assurant qu’il prenne des périodes de repos et en évitant par exemple, le refus de vacances d’un employeur par le paiement d’une indemnité qui l’empêcherait de les prendre. Il est donc primordial de permettre aux employés de prendre leurs vacances et de les y encourager.

Cependant dans le cas où l’employé ne prendrait pas ses vacances dans les délais prévus (de son fait), l’employeur pourrait radier des vacances non utilisées (sauf exceptions indiquées préalablement). Nous tenons à vous rappeler que la Loi sur les Normes du Travail constitue une norme minimale à adopter dans un milieu de travail. Il est par la suite au choix de l’employeur de bonifier ces exigences et de prévoir des circonstances particulières ou des jours transférables d’une année à l’autre… mais elles devront être documentées.

Une des bonnes mesures de contrôle à mettre en place dans une organisation passe par l’octroi de vacances et la documentation stricte de celles-ci. En effet, cette pratique permettrait notamment de détecter tout type de fraudes, qu’elles soient volontaires ou involontaires.

Assurer un suivi et établir une politique claire

Afin de s’assurer que le suivi des vacances annuelles soit simple et équitable, nous vous recommandons de mettre en place une politique de vacances qui encadre le fonctionnement de celles-ci et de tenir un registre des journées non travaillées et payées. La politique pourrait comprendre les éléments suivants :

  • La période de référence (date à date);
  • Le taux horaire utilisé pour les vacances (si ce n’est pas au contrat de l’employé);
  • Le nombre de semaines octroyées en fonction de l’ancienneté;
  • Les modalités des vacances anticipées, si elles sont permises par l’employeur;
  • Les modalités des vacances reportées (en cas d’exception ou si elles sont autorisées);
  • Les modalités de congé supplémentaire.

Par la suite, pour les cas d’exception qui nécessitent des reports approuvés, il s’agit d’en assurer la gestion (paiement de l’indemnité ou prise de vacances). S’il y a lieu de procéder à des radiations annuellement; assurez-vous que votre politique soit bien claire à ce sujet pour ne pas générer d’insatisfaction de la part de vos employés, et bien entendu, éviter l’accumulation de plusieurs semaines reportées qui impacteront vos états financiers (provision de vacances).

Des questions sur le sujet ?

Nous tenons à vous rappeler que nous demeurons à votre disposition pour toutes questions sur les impacts comptables des vacances et vous invitons à contacter notre département de capital humain concernant l’élaboration d’une politique ou pour toute question concernant vos ressources humaines.

Un article de Marie-Pier Desjardins, CPA auditrice pour notre équipe de certification

Pour poursuivre votre lecture :