Lorsque nous parlons de contrôles internes, nous pourrions penser qu’il s’agit d’un concept réservé aux grandes sociétés, qui ont des départements de conformité et des comités d’audit. Pourtant, des failles dans les contrôles des petites et moyennes entreprises peuvent être coûteuses pour celles-ci et sont souvent encouragées par une mauvaise connaissance des risques, des équipes réduites et des procédures qui sont souvent mal appliquées, voire pas du tout. De plus, beaucoup de mesures sont mises en place en réaction à un évènement alors que la prévention aurait pu éviter la situation.
Qu’est-ce qu’un contrôle interne ?
Un contrôle interne est tout simplement une mesure mise en place pour s’assurer que l’information financière est fiable, que les actifs de l’entreprise sont protégés et que les opérations se déroulent conformément aux politiques de l’entreprise.
Ces mesures n’ont pas à être complexes. Une politique d’approbation des dépenses, une révision mensuelle des relevés bancaires ou une séparation des accès dans un logiciel comptable sont tous des contrôles internes qui sont simples et efficaces, lorsqu’appliqués avec rigueur.
Les risques et les contrôles internes
Avant de mettre en place des contrôles, il faut d’abord identifier les risques propres à l’entreprise. Un risque, c’est la possibilité qu’un évènement indésirable survienne et nuise à l’organisation – qu’il s’agisse d’une erreur, d’une fraude, d’un bris de processus ou d’une information financière inexacte.
Pour évaluer un risque, deux dimensions sont à considérer : sa probabilité de survenir dans le contexte de l’entreprise et son impact si l’évènement se matérialise. Un risque probable et à fort impact nécessitera un contrôle rigoureux ; un risque faible peut être accepté ou simplement surveillé. Chaque entité déterminera sa propre tolérance ou aversion au risque.
Les failles fréquentes en PME
- Une seule personne contrôle tout le cycle financier.
Lorsqu’un même employé peut à la fois créer un fournisseur dans le système, approuver une facture et effectuer le paiement, le risque de fraude ou d’erreur non détectée est très élevé – même si vous faites entièrement confiance à cette personne.
Le principe de séparation des tâches consiste à répartir les fonctions d’autorisation, d’enregistrement, de rapprochement et la détention matérielle entre plusieurs personnes. En PME, où les équipes sont souvent petites, il est possible d’adapter ce principe : par exemple, c’est la direction qui autorise les nouveaux fournisseurs et l’adjointe qui fait les paiements.
- Les conciliations bancaires ne sont pas faites ou pas révisées.
La conciliation bancaire est un contrôle en soi qui permet de détecter les anomalies causées par la fraude ou les erreurs. Cependant, elle perd toute sa valeur si c’est la même personne qui fait les paiements et qui effectue le rapprochement des comptes. Dans ce cas, une erreur ou un détournement de fonds peut prendre des mois à déceler, voire des années.
Idéalement, la conciliation est faite par une personne indépendante des paiements, ou à tout le moins révisée et signée par la direction mensuellement.
- Les dépenses sont approuvées après coup.
Dans plusieurs PME, les achats sont effectués et l’approbation vient après… ou pas du tout. Une politique d’approbation préalable, même simple, réduit considérablement les risques et permet également un meilleur contrôle des finances et le respect des budgets. Par exemple, une entreprise pourrait demander une approbation écrite d’un membre de la direction préalablement à tout achat dépassant un certain seuil (par exemple 1 000 $).
- Personne ne revalide la liste des employés actifs
La fraude à la paie est plus fréquente qu’on le croit. Des employés fantômes, des taux de rémunération inexacte, des heures supplémentaires approuvées sans supervision. Ces situations surviennent lorsqu’une seule personne gère l’ensemble de la paie sans que quelqu’un d’autre valide périodiquement la liste des employés actifs, leurs conditions et les montants versés.
Pourquoi votre comptable s’intéresse-t-il à vos contrôles internes ?
Lors d’une mission d’audit ou d’examen, le professionnel comptable prendra en considération votre environnement de contrôle dans son travail. La solidité des contrôles internes influencera la fiabilité de vos états financiers et donc, de l’étendue des vérifications nécessaires. Des contrôles internes robustes adaptés aux risques et appliqués soigneusement permettront de s’appuyer davantage sur vos processus internes.
Des pistes pour débuter :
- Faites une analyse des risques de votre entreprise
- Révisez mensuellement les relevés bancaires vous-même
- Limitez les accès aux plateformes bancaires et comptables au strict nécessaire
- Exigez deux signatures pour les paiements au-delà d’un seuil que vous définissez
- Validez la liste de paie, le taux horaire, le nombre d’heures à chaque période
- Demandez à votre professionnel comptable de vous accompagner dans l’évaluation des risques, l’établissement de contrôles internes adaptés et la mise en place de ceux-ci
Un article de Catherine Riendeau
pour l’équipe de certification
