Depuis l’adoption de la Loi 96 en 2022, qui renforce la Charte de la langue française, les obligations des employeurs québécois se sont considérablement accrues auprès de l’Office québécois de la langue française (OQLF). Au-delà d’un enjeu linguistique, il s’agit désormais d’un véritable enjeu de conformité en ressources humaines et de gestion des risques pour l’employeur.
Les employeurs doivent s’assurer que leurs pratiques, leurs documents et leurs processus respectent pleinement ces exigences, sous peine de sanctions importantes.
Le français au cœur de la relation d’emploi
La Loi confirme le droit des travailleuses et travailleurs d’exercer leurs activités en français. Concrètement, les employeurs doivent utiliser le français dans toutes les communications écrites destinées au personnel, notamment :
- les politiques internes et manuels des employés ;
- les infolettres internes et communications générales ;
- les avis disciplinaires et administratifs ;
- les communications avec les syndicats ou associations de travailleurs ;
- les documents de formation.
L’utilisation d’une autre langue que le français n’est permise que si le salarié en fait expressément la demande, et ce, de façon individuelle. Le français doit demeurer la norme dans l’environnement de travail.
Contrats et documents : en français s’il vous plaît !
La Loi impose des règles strictes quant à la langue des documents contractuels :
- Les contrats de travail doivent être rédigés en français, sous réserve de certaines exceptions clairement encadrées.
- Les contrats d’adhésion, ainsi que les documents s’y rattachent, doivent obligatoirement être remis en français avant toute signature dans une autre langue.
Le non-respect de ces obligations peut entraîner la nullité du contrat, et ce, sans qu’une preuve de préjudice ne soit requise.
Offres d’emploi : justification obligatoire des exigences linguistiques
Exiger la connaissance d’une autre langue que le français pour accéder à un poste ou s’y maintenir n’est pas interdit, mais cela doit être rigoureusement justifié. L’employeur doit notamment :
- démontrer l’existence d’un besoin linguistique réel lié aux fonctions du poste ;
- s’assurer que les compétences linguistiques déjà présentes à l’interne sont insuffisantes ;
- limiter cette exigence au strict nécessaire ;
- indiquer clairement les motifs justifiant cette exigence dans l’offre d’emploi.
Cette analyse est désormais incontournable, en particulier dans un contexte de recrutement, de promotion ou de mutation. Il n’est donc plus permis, par exemple, d’indiquer simplement « Connaissance de l’anglais (un atout) »
Tolérance zéro en matière de discrimination et de représailles.
La Loi renforce les protections accordées aux travailleurs contre la discrimination ou le harcèlement liés à la langue ou toute forme de représailles envers une personne qui exerce un droit prévu par la Charte. Les sanctions prévues sont significatives : des amendes quotidiennes élevées peuvent être imposées à l’entreprise, mais également à ses administrateurs et dirigeants, selon la nature de l’infraction.
Francisation : dès 25 employés
Les obligations en matière de francisation ont également été élargies ; dès 25 employés, une entreprise est maintenant assujettie aux obligations de francisation.
L’Office québécois de la langue française (OQLF) peut même exiger la création d’un comité de francisation, dans certaines entreprises de moins de 100 employés.
En conclusion
La Loi 96 oblige donc les employeurs à s’assurer de l’utilisation de la langue française dans leurs pratiques RH, leurs communications internes, leurs contrats et leurs processus de gestion.
Une révision de vos politiques, contrats et affichages de postes est fortement recommandée afin de vous assurer que vos pratiques sont bien conformes avec les exigences actuelles, même si vous travaillez majoritairement en français !
N’hésitez pas à nous contacter et à vous renseigner sur notre Trousse RH, elle vous permettra de structurer vos pratiques, tout en respectant vos obligations vis-à-vis de la Loi.
Un article de notre équipe du Capital humain
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