Un incendie dévastateur est survenu, il y a quelques mois dans un immeuble près de l’un de nos bureaux. Interpellés par la situation, nous nous sommes penchés sur notre plan de continuité des affaires afin de nous assurer qu’il était bien à jour. Et vous, avez-vous un tel outil pour faire face à une situation d’urgence ?
Avec la pandémie de COVID-19, les entreprises ont dû s’adapter rapidement à des situations hors de l’ordinaire, auxquelles elles n’auraient jamais pu faire face efficacement, si elles n’avaient pas de plan de continuité des affaires au préalable.
Identifier les situations d’urgence
Il est important de répertorier les incidents potentiels pour être le plus apte possible à les surmonter s’ils devaient survenir. Que ce soit le décès d’un gestionnaire, un manque de liquidité ou une fraude provenant de l’interne ou de l’externe, il faut identifier les risques les plus probables pour votre entreprise. Certaines étapes doivent ensuite être prévues et documentées, pour simplifier le recouvrement de vos affaires et minimiser les impacts de cet incident.
Par exemple, si votre entreprise était touchée par un incendie majeur alors que vous êtes à votre domicile, vous seriez submergé d’appels et de questions sur la sécurité des employés, les pertes éventuelles et la durée de l’impact de cet incendie sur la poursuite des activités. La préparation aux catastrophes naturelles et aux cyberattaques est également cruciale, car ces incidents peuvent se produire à tout moment et sans signe annonciateur.
Les avantages de la planification
Un plan de continuité des affaires offre de nombreux avantages, notamment une réponse efficace et planifiée en cas d’incident. Cela réduit également votre vulnérabilité comme employeur et comme entrepreneur, cela renvoie également une image positive et responsable de votre entreprise.
Un processus étape par étape
Pour établir un plan de continuité des affaires, il est important de débuter le processus avec la création d’un plan, simple, efficace et axé sur l’action. Il est primordial de définir les responsabilités de chacun, les coordonnées des responsables et des fournisseurs concernés, et de documenter vos procédures.
Il est aussi recommandé d’évaluer et de faire l’inventaire des mesures préventives déjà en place. Quelle est la capacité de travail à distance des employés ? Les procédures de sauvegarde des données sont-elles à jour ? Avez-vous offert de la formation à vos équipes sur les risques de fraude ? Ces éléments, que vous avez déjà mis en place peuvent servir de base solide pour votre plan. Il impliquera de prévoir ces situations d’urgence et d’établir un plan d’actions préventives.
Pour débuter votre plan de continuité des affaires
Le gouvernement met à votre disposition un « Guide de gestion de la continuité des activités pour les petites et les moyennes entreprises québécoises » pour vous aider à débuter votre propre plan de continuité des affaires. Bien entendu, ce document est adaptable selon votre réalité. Les éléments que vous y retrouverez doivent être examinés et complétés en fonction des besoins spécifiques de votre entreprise, de votre clientèle et de vos employés.
Soyez prêts à continuer en affaires, peu importe les bouleversements qui pourraient survenir !
Un article de Marie-Claude Dagenais, CPA auditrice