Nous sommes conscients que le processus de fin d’année vous apporte des tâches additionnelles afin que vos professionnels puissent effectuer leur mandat adéquatement [1], en lien avec vos états financiers et la préparation des déclarations fiscales.

Voici quelques trucs et astuces pour vous éviter une surcharge de travail durant cette période et limiter ainsi les questions de nos équipes durant leur mandat :

Cumuler les pièces justificatives tout au long de l’année plutôt que de les rechercher uniquement lors de la préparation du dossier de fin d’année

Vous pouvez conserver une copie de vos documents à nous transmettre tout au long de l’année, au lieu de tous les récupérer en fin d’exercice. Notons en exemples les pièces justificatives pour les acquisitions et dispositions d’immobilisations, les avis de cotisation reçus relatifs à l’impôt, les reçus officiels pour dons de bienfaisance, les nouveaux contrats de location ainsi que les contrats ou avenants relatifs aux dettes.

Faire le suivi de la liste des documents demandés

Nous vous transmettons une liste de documents requis pour effectuer notre mandat. Assurez-vous de bien la lire et de nous transmettre tous les documents indiqués. Si certains éléments ne sont pas applicables, n’hésitez pas à nous retransmettre cette lettre avec vos commentaires (ex : non applicable, aucun). Ainsi, nous saurons qu’il ne s’agit pas d’un oubli de votre part et nous pourrons limiter le nombre de nos questions.

Transmission des documents demandés

Lorsque les documents nous sont transmis via notre portail sécurisé, vous pouvez vous créer un fichier compressé (.zip) [2]. Ainsi, vous aurez uniquement à déposer sur notre portail ce fichier compressé et cela vous évitera de déposer chaque document, un à la fois. Cela permettra également d’éviter les problématiques de documents qui ne se seraient pas déposés, dans le cas où leur nom contiendrait un caractère spécial.

Par ailleurs, n’hésitez pas à créer des sous-dossiers selon les grands-livres ou les sections et à bien nommer vos documents afin que les utilisateurs puissent savoir en quoi consiste un document et pouvoir le trouver rapidement.

Rappel d’importance concernant votre fin d’année

Nous en profitons pour vous rappeler que la limite de production des déclarations fiscales est de 6 mois suivant la fin de votre exercice financier. Les entités qui paient de l’impôt doivent s’assurer d’avoir acquitter leur solde dû au plus tard 2 mois après leur fin d’exercice au provincial et soit, 2 mois ou 3 mois au fédéral selon le type de société afin d’éviter de payer des intérêts sur ce solde. Vous devez prévoir un délai de traitement de vos données afin que nous puissions vous transmettre les soldes dus en temps opportun.

En tout temps, si vous avez des incertitudes en lien avec la préparation de votre fin d’année, n’hésitez pas à contacter un professionnel chez Amyot Gélinas.

Un article de Élyse Langevin, CPA auditrice
Directrice principale – Certification