Il est dorénavant possible, depuis le 31 juillet 2024, sur le site du Registraire des entreprises du Québec (REQ), d’effectuer une recherche à l’aide du prénom et du nom d’une personne physique et de voir l’ensemble des sociétés/entreprises et organismes dans laquelle cette personne est impliquée que ce soit à titre de dirigeant, d’administrateur, d’actionnaire, d’associé, de bénéficiaire ultime ou autre.

Ce que cela implique

Dans le cadre des nouvelles obligations pour la transparence des entreprises immatriculées au Registre des entreprises du Québec, il est important de rappeler que depuis le 31 mars 2023 :

  • Vous devez transmettre la date de naissance de tous les administrateurs et actionnaires étant des personnes physiques et ayant le statut de bénéficiaires ultimes (ces informations demeureront privées) ;
  • Vous devez transmettre une pièce d’identité valide pour chaque administrateur, et ce, que vous vouliez le retirer* ou non (ces informations demeureront privées) ;
  • Vous devez déclarer les bénéficiaires ultimes pour chacune de vos entreprises immatriculées au REQ, qu’il s’agisse de sociétés par actions, sociétés en nom collectif, sociétés en commandite, coopératives ou de fiducies exploitant une entreprise à caractère commercial ;
  • Vous pouvez dorénavant indiquer une adresse professionnelle au lieu d’une adresse personnelle pour les informations divulguées au public (il est important que cette information soit identique dans l’ensemble des groupes corporatifs pour lesquels vous êtes impliqué).

Une autre obligation s’est ajoutée le 1er juin 2023, concernant la section des activités et du nombre d’employés, en lien avec la francisation c’est-à-dire :

  • Si vous avez actuellement entre 1 et 5 employés, vous devez spécifier si ce sont 5 employés ou moins, pour ne pas avoir à déclarer de pourcentage.
  • Si vous avez 5 employés ou plus, mais moins de 49, vous devez répondre à la question : Quelle proportion de salariés n’est pas en mesure de communiquer en français au travail ?

Vous avez une entreprise individuelle (vous êtes un travailleur autonome) immatriculée auprès du REQ ?

  • Vous avez l’obligation, d’une part, de transmettre votre date de naissance au REQ (cette information demeurera privée) ;
  • Vous avez l’obligation, d’autre part, de confirmer que vous êtes le seul bénéficiaire ultime de votre entreprise individuelle.

Vous êtes un OSBL ou un OBNL immatriculé au REQ ?

  • Vous devez transmettre la date de naissance de tous les administrateurs (ces informations demeureront privées) ;
  • Vous devez transmettre une pièce d’identité valide pour chaque administrateur, et ce, que vous souhaitiez le retirer* ou non (ces informations demeureront privées).

Vous avez une société à charte fédérale, c’est-à-dire que votre société apparaît également sur le registre des entreprises de Corporations Canada ?

  • Vous devez depuis le 22 janvier 2024, déclarer les particuliers ayant un contrôle important pour votre société. Il s’agit d’un concept similaire aux bénéficiaires ultimes, cependant les nuances résident principalement dans la procédure pour déclarer les informations.

Concernant les bénéficiaires ultimes

L’obligation de déclarer les bénéficiaires ultimes permet d’améliorer la transparence des entreprises. Cela permettra aux contribuables d’établir des liens plus facilement entre les différentes sociétés, mais avant tout, c’est un nouvel outil pour les autorités fiscales dans la lutte contre la fraude et la corruption.

La déclaration des bénéficiaires ultimes doit être effectuée au moment où vous produisez votre déclaration d’immatriculation initiale et par la suite, lors de votre déclaration de mise à jour annuelle ou à tout moment, s’il y a eu des changements dans votre actionnariat ou dans la valeur de la société. Il est donc conseillé de bien analyser votre situation sur une base régulière.

Puisque l’obligation de déclaration des bénéficiaires ultimes fait maintenant partie intégrante des obligations à respecter pour les sociétés, il faut se référer aux sanctions relatives possibles si vous ne vous conformez pas ou si vous ne produisez pas les bonnes informations.

Pour une première offense :

  • Amende allant de 500 $ à 5 000 $ pour une personne physique.
  • De 1 000 $ à 10 000 $ pour les sociétés.

Ces pénalités pourraient être doublées pour une deuxième offense.

Un article de l’équipe fiscalité

*Important, même si vous souhaitez retirer un administrateur, vous avez l’obligation de transmettre sa date de naissance et sa pièce d’identité valide afin de pouvoir mettre fin à son mandat auprès du REQ.

**Attention, si vous agissez à titre de prête-nom pour quelqu’un, vous avez l’obligation de déclarer que cette personne est le bénéficiaire ultime de votre entreprise individuelle.

 

Pour poursuivre votre lecture :

Registraire des entreprises – Recherche par nom et prénom – Revenu Québec (gouv.qc.ca)

Registraire des entreprises : Comment identifier un bénéficiaire ultime ? (quebec.ca)

Particuliers ayant un contrôle important (canada.ca) ou Particuliers ayant un contrôle important : Outil d’aide à l’identification (canada.ca)