Le département de comptabilité, le contrôleur financier ou le teneur de livres des petites et moyennes entreprises pourront bientôt bénéficier des progrès initiés dans le domaine de l’intelligence artificielle (IA).

Tâches répétitives et courantes

Les tâches courantes et répétitives pourraient prochainement être réalisées par l’IA à la suite d’une programmation des spécifications voulues dans le traitement des donnés. Ainsi, les erreurs de saisies de données seraient chose du passé et l’IA effectuerait une première vérification permettant d’identifier des erreurs, des informations incomplètes, etc.

Concrètement, cette technologie pourrait rédiger les factures de ventes aux clients à partir de quelques mots clés choisis, envoyer automatiquement les états de compte aux clients, envoyer les rappels de demande de paiement pour les factures dépassant les termes convenus, enregistrer les encaissements directement dans les livres comptables, etc.

Gestion du paiement des factures

L’IA pourrait également être impliquée dans la gestion des fournisseurs réguliers. Les factures reçues en format papier pourraient être scannées en vue d’un traitement automatisé. Le système pourrait même identifier automatiquement les factures reçues via une adresse courriel propre à l’entreprise. L’IA identifierait alors les factures reçues en temps réel, les traiterait, vérifierait les calculs, effectuerait l’appariement avec un bon de commande et un bon de livraison, comparerait les prix unitaires facturés et les prix unitaires du bon de commande et l’enregistrerait dans les livres comptables (en sélectionnant les comptes de Grand Livre approprié). L’IA pourrait même gérer les paiements en fonction des délais négociés avec le fournisseur, tenir compte des escomptes accordés et de la disponibilité des fonds.

Une vérification humaine demeurera cependant nécessaire avant d’autoriser le paiement afin de s’assurer que tout est conforme et pour détecter une éventuelle tentative de fraude. Une intervention humaine plus spécifique demeurera également requise si des écarts sont relevés, dans le cas d’achat de nouveaux produits ou services et dans le cas d’introduction de nouveaux fournisseurs.

Aide pour la gestion de la paie

Dans le cadre de la gestion de la paie, l’un des avantages les plus importants de l’IA serait l’automatisation des processus que ce soit la collecte de données, la vérification de la précision des chiffres, la détection d’anomalies, la préparation des fiches de paie, etc.

Ces tâches répétitives pourraient toutes être automatisées. Cela permettrait aux entreprises de gagner du temps et de réduire les erreurs humaines, tout en libérant les responsables de la paie pour se concentrer sur les anomalies. Une tendance se démarque déjà dans les entreprises, par l’intermédiaire de systèmes informatiques intégrés, mais on parle ici d’automatisation intelligente qui irait au-delà des systèmes existants.

Dans le grand livre (GL)

Depuis longtemps, des écritures répétitives du journal général peuvent être programmées pour s’enregistrer mensuellement dans le Grand Livre. L’IA pourrait assister votre comptable en ajustant les écritures automatiquement selon la situation. Par exemple, l’amortissement mensuel des immobilisations pourrait être ajusté pour tenir compte des acquisitions et dispositions du mois courant.

Aussi, la provision pour créances irrécouvrables pourrait être ajustée pour tenir de l’historique d’encaissement de clients spécifiques, du montant des clients de 90 jours, des propositions concordataires reçues des clients, etc.

Un assistant pour votre comptable

Cette nouvelle technologie pourrait également assister votre comptable dans l’évaluation des flux de trésorerie, les décisions d’investissement, la détermination de la situation financière par l’analyse de ratios, l’analyse de contrats et l’analyse de différents rapports financiers.

Une entreprise pourrait y avoir recours pour détecter des opérations frauduleuses dans un court laps de temps. L’IA pourrait permettre d’identifier des pièces justificatives affichant des montants importants inscrits dans des comptes inhabituels, des pièces justificatives dupliquées par le même employé dans les livres comptables, des paiements à des fournisseurs inhabituels ou à des sociétés dont un actionnaire déclaré est un proche parent d’un employé, etc.

Une implantation qui requiert formation et accompagnement

Pour optimiser l’utilisation de cette révolution numérique annoncée, il faudra s’assurer que les comptables comprennent le fonctionnement des applications fournies et la façon dont elles traitent les données. Ils devront également être en mesure de modifier la programmation ou le calibrage des technologies de l’IA pour corriger les erreurs récurrentes et personnaliser les opérations aux activités de l’entreprise. Il faudra donc offrir des formations spécifiques sur une base régulière ; le métier de comptable s’en trouvera transformé.

Toutefois, les entreprises qui opteront pour une utilisation accrue de l’IA ne pourront pas se passer complètement de leur département de comptabilité. Ces entreprises pourraient toutefois espérer pouvoir réduire le nombre de commis comptables à leur emploi. Les comptables qui demeureront en poste pourront offrir davantage de conseils aux dirigeants et se concentreront sur les exceptions n’ayant pu être traitées par les systèmes d’IA, ainsi que sur son optimisation.

Des coûts importants de mise en place

La mise en place de ces nouvelles technologies représentera assurément des coûts importants pour une entreprise. Comme dans tout projet d’investissement, une analyse préliminaire sera requise pour évaluer les coûts versus les bénéfices attendus. Le gouvernement du Canada a d’ores et déjà mis en place la subvention « Améliorez les technologies de votre entreprise » (dans le cadre du programme PCAN) pouvant atteindre jusqu’à 15 000 $. Cette subvention vise à compenser les coûts de consultation d’un conseiller numérique pour l’élaboration d’un plan numérique. Un tel plan pourrait identifier dès aujourd’hui les solutions que vous pourriez implanter dans votre entreprise notamment dans votre département de comptabilité.

Vos experts-comptables d’Amyot Gélinas seront présents et pourront vous accompagner tout au long des processus de transformation découlant des progrès numériques. Ils pourront notamment vous aider à déterminer votre admission au programme PCAN. N’hésitez pas à les contacter pour en discuter.

Un article de Marc-André Pilon, CPA auditeur,
co-écrit avec l’aide du système d’Intelligence artificielle Chat GPT

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