Les nouvelles règles en matière de transparence des entreprises imposent à la majorité des entités immatriculées au Registre des entreprises du Québec (REQ) l’obligation de produire une déclaration des Bénéficiaires ultimes (BU) afin d’identifier les personnes physiques qui y exercent un contrôle réel.
Une obligation équivalente existe aussi pour les entreprises de juridiction fédérale sous la forme d’une déclaration des Personnes ayant un contrôle important (PCI).
Depuis le 31 mars 2023, cette déclaration des BU doit être effectuée lors de la déclaration de mise à jour annuelle ou de la déclaration de mise à jour courante de votre entreprise au REQ.
Lettre de rappel et risque de radiation
Pour renforcer l’application des nouvelles règles, une vérification de plus en plus systématique des dossiers est effectuée par le REQ. Une lettre de rappel à cet égard est émise aux entreprises en défaut, accordant un délai de 30 jours pour s’y conformer.
En vertu de la Loi sur la publicité légale des entreprises des sanctions administratives peuvent être imposées en cas de non-conformité. Notez que plusieurs entités ont été récemment radiées d’office par le REQ pour ce motif, entraînant ainsi leur dissolution.
Si vos bénéficiaires ultimes sont « En attente d’être déclaré » et que vous avez reçu une lettre du REQ « Demande de mise à jour faite à un assujetti » il est primordial de prendre les démarches requises afin de rectifier la situation dans les plus brefs délais puisque la société sera radiée sous peu. Il faut également comprendre qu’une société radiée d’office ne peut plus opérer légalement, avec ce que cela implique, notamment la responsabilité personnelle des administrateurs pour la suite, l’accès bloqué aux comptes bancaires, le nom de l’entité qui n’est plus protégé, etc. Il existe un correctif pour remédier et renverser la situation, cependant ce processus est plus coûteux que la simple mise à jour requise afin de se conformer aux nouvelles obligations.
Qu’il s’agisse d’effectuer une première déclaration des BU ou de la mettre à jour, la démarche est rapide et essentielle pour :
- Demeurer conforme à la réglementation applicable;
- Éviter des sanctions administratives coûteuses;
- Protéger la réputation et la crédibilité de votre entreprise;
- Faciliter les relations bancaires, fiscales et commerciales.
Dans un contexte où la transparence corporative est devenue une norme incontournable, la déclaration des BU n’est pas seulement une obligation légale, mais aussi un élément clé d’une gestion saine et responsable.
Un article de l’équipe fiscalité
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