La réponse courte : oui, absolument !
La création et la mise à jour du livre de la société, plus communément appelé “livre de minutes”, constituent en effet une obligation légale prévue, tant par Loi sur les sociétés par actions du Québec (articles 31 à 42 LSAQ) que par la Loi canadienne sur les sociétés par actions (articles 20 à 22 LCSA).
Le livre des minutes : la mémoire juridique de la société
Le livre des minutes retrace l’ensemble de l’existence de la société, depuis sa constitution jusqu’à sa dissolution. On y retrouve notamment, les statuts et leurs modifications, les règlements, les résolutions et procès verbaux, les registres des administrateurs, dirigeants, actionnaires, valeurs mobilières et bénéficiaires ultimes et tout autre document corporatif essentiel.
Il s’agit du dossier complet contenant les documents originaux et officiels de la société.
Pourquoi est-ce essentiel ?
Une société par actions est une personne morale : elle n’agit qu’à travers ses organes, soit l’assemblée des actionnaires et le conseil d’administration, lesquels doivent documenter leurs décisions par écrit. En l’absence de preuves écrites, sous forme de résolutions ou d’autorisations écrites, dûment consignées au livre des minutes, les administrateurs ou actionnaires pourraient être considérés comme ayant agi sans mandat et engager leur responsabilité personnelle.
Le livre des minutes : une preuve indispensable
Un livre des minutes à jour permet entre autres de démontrer, à un moment précis :
- qui sont les actionnaires, combien d’actions ils détiennent et les droits qui y sont rattachés;
- quelles actions sont émises et en circulation;
- qui a droit de vote;
- qui sont les administrateurs en fonction;
- si les états financiers ont été préparés et approuvés;
- si des dividendes ont été déclarés;
- si les décisions corporatives ont été prises conformément à la loi.
Sans mise à jour, il devient impossible de prouver la structure réelle, la validité des décisions ou la conformité de l’entreprise.
Quand un livre des minutes à jour est-il exigé ?
Il peut être demandé dans plusieurs situations importantes, notamment par :
- une institution financière (ouverture de compte, financement, renouvellement de crédit);
- un investisseur ou nouvel actionnaire;
- des procureurs ou un tribunal en cas de litige;
- un potentiel acquéreur de l’entreprise dans le cadre d’une vérification diligente;
- des fiscalistes lors d’une réorganisation corporative;
- les autorités gouvernementales lors d’une enquête ou d’une vérification fiscale.
Un livre des minutes non conforme peut retarder, compliquer ou bloquer toutes ces démarches.
Et les fiducies ?
Pour leur part, les fiducies ne sont pas des personnes morales. Elles ne détiennent en fait aucune personnalité juridique. Il est alors d’autant plus important pour les fiduciaires de documenter rigoureusement leurs décisions en lien avec leur administration et de les consigner par écrit dans le livre des minutes de la fiducie, et ce, pour faciliter la reddition de compte, leur propre protection et, au besoin, l’exonération de leur responsabilité personnelle.
Sans écrit, il sera notamment difficile de démontrer que les fiduciaires ont agi dans les limites de leurs pouvoirs, que les décisions ont été prises conformément à l’acte de fiducie, que les bénéficiaires ont été traités équitablement ou que leurs obligations à titre de fiduciaires ont été respectées.
Pourquoi le mettre à jour régulièrement ?
Une mise à jour annuelle et continue permet d’éviter des corrections rétroactives coûteuses, la perte d’informations ou de documents importants ou l’impossibilité d’obtenir la signature d’anciens administrateurs ou actionnaires en raison notamment d’un déménagement, un conflit personnel, une homologation d’un mandat de protection ou un décès. Tenir à jour le livre des minutes vise à protéger la société, ses actionnaires et ses administrateurs.
Un article de l’équipe Légal de notre département de fiscalité
